7. Vortrag: Beteiligungsmanagement 4.0

– Effizienzsteigerung durch Digitalisierung –

Die in den letzten Jahren stetig gestiegenen quantitativen und qualitativen Anforderungen an das Beteiligungsmanagement kann aufgrund der personellen Ressourcenknappheit häufig nur mit Hilfe einer modernen datenbankorientierten Software nachhaltig erfüllt werden. Wie wichtig die konsequente Digitalisierung der Arbeitsprozesse ist hat nicht zuletzt auch ganz aktuell die Auswirkung der COVID19-Pandemie auf das Beteiligungsmanagement gezeigt.

Im Rahmen des Praxisvortrages werden die Beschaffungsstrategie für eine moderne datenbankorientierte Software (Anteilsbesitz-Management-Informationssystem; kurz AMI) erläutert. Aspekte wie zum Beispiel die Automatisierung vieler arbeitsintensiver Prozesse sowie Erhöhung der Datenzugriffsgeschwindigkeit werden vor dem Hintergrund der vom Beteiligungsmanagement der Stadt Frankfurt a.M. eingesetzte Datenbanklösung dargelegt.

Um die Kernfunktion einer Beteiligungsverwaltung – die sog. Gedächnisfunktion der Verwaltung – zu erfüllen werden in AMI alle beteiligungsrelevanten Informationen der städtischen Beteiligungen in einem System zusammengeführt. Dazu sind neben dem sog. Kernmodul acht weitere Module wie z. B. das Modul Dokumentenarchiv und Modul Mandate im Einsatz. In dem Praxisbericht werden die aus der AMI generierten standardisierten Berichte (sog. BO-Berichte) vorgestellt. Größter BO-Bericht ist der Beteiligungsbericht.

Das (mittelfristige) Ziel des Beteiligungsmanagements der Stadt Frankfurt a. M. ist eine bessere stadtweite Verfügbarkeit der Daten zu genieren und ein Dokumentmanagementsystem aufzubauen. Dabei soll das bereits bestehende „Dokumentenarchiv“ der Fachanwendung AMI mit schon heute über 800 Dokumenten des Beteiligungsmanagements in ein digitales Dokumentenmanagementsystem ausgebaut werden. Dies setzt jedoch ein komplexes Berechtigungssystem voraus. Dazu wurde vom Beteiligungsmanagement ein entsprechendes Modul (Berechtigungsbaum) für AMI beschafft. Im Vortrag wird auch auf diesen Aspekt eingegangen.

Der Datenaustausch innerhalb des Beteiligungsmanagements sowie zwischen dem Beteiligungsmanagement der Stadt Frankfurt a. M. und den städtischen Beteiligungsunternehmen erfolgt bisher in der Regel über Emailverkehr (im Rahmen des Mircosoft Office-Paket mit Outlook). Durch fortschreitende Digitalisierung und umfangreicheren Datenmengen reicht die begrenzte Übertragungsgröße von 10 MB in Outlook nicht mehr aus. Der Einsatz der Microsoft SharePoint-Technologie hat zu einer erheblichen Verbesserung der Datenzugriffsgeschwindigkeit und damit Effizienz des immer komplexer werden Konzernverbund Stadt Frankfurt am Main geführt. Darüber hinaus wird auch die Transparenz und Datenverfügbarkeit im Beteiligungsmanagement deutlich erhöht, was aufgrund des verstärkten mobilen Arbeiten der Mitarbeiter des Beteiligungsmanagements unerlässlich ist. Im Vortrag wird erläutert, wie durch kluge Prozessorganisation der Aufbau des SharePoint im laufenden Betrieb organisiert werden kann und was die konkreten Vorteile dieser Anwendung sind.