Ein aktueller Digitalisierungstrend ist die Einführung von KI-Systemen in Unternehmen und in der Stadtverwaltung. Für die Stadt Frankfurt hatte auch der IT-Strategierat eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, die sich ausführlich mit den Chancen und Risiken von KI in der Stadtverwaltung beschäftigt. Die zuletzt von der Arbeitsgruppe durchgeführte Umfrage zur Verwendung von KI-Systemen in den Ämtern der Stadt Frankfurt zeigt, dass die KI bereits in der Stadtverwaltung angekommen ist und zunehmend an Bedeutung gewinnen wird.

Um den aktuellen Herausforderungen (Wandel der Arbeitswelt, Effizienzsteigerung und Ressourcenoptimierung) strategisch zu begegnen, plant die Stadt Frankfurt (Beteiligungsmanagement 20.3) gemeinsam mit der Ocos Solutions GmbH eine zukunftsgerichtete KI-Strategie im Beteiligungsmanagement zu erarbeiten.

Dafür wurde die Ocos Solutions GmbH als Partner gewählt, da sie eine „Hybride KI“, eine Kombination aus Expertenwissen und KI, entwickelt hat, die bereits in mehreren Städten und Ministerien im Einsatz ist oder sich dort kurz vor der Einführung befindet. Hervorzuheben ist, dass die Ocos Solutions GmbH derzeit ein Projekt mit der hessischen Staatskanzlei zur Implementierung der hybriden KI begonnen hat. Die Software kann sowohl „on-premise“ auf eigenen Rechnern als auch in IT-Rechenzentren oder in der Cloud (DSGVO-konform) bereitgestellt werden. Ein wesentlicher Bestandteil der Software ist das intelligente Wissensmanagement, das Intelligente Recherchen, Zusammenfassungen und Analysen auf Grundlage interner Informationen (Dokumente die nach Belieben in einem gesicherten Raum gespeichert oder gelöscht werden können) ermöglicht. Jedes KI-Ergebnis kann zusätzlich bis zur Originalquelle zurückverfolgt und verifiziert werden.

Projektziel:

Um dem statistisch häufigen Scheitern von IT-Projekten durch unklare Zieldefinitionen entgegenzuwirken, wurde das Projekt in einige Teilziele unterteilt. Das erste Teilziel des Projekts zur Einführung einer KI, ist die genaue Analyse der KI-Anwendungsbereiche im Beteiligungsmanagement der Stadt Frankfurt inklusive der Konzeption einer KI-Strategie. Dadurch ergeben sich für das Beteiligungsmanagement 20.3 folgende Mehrwerte:

• Das darauffolgend zu entwickelnde Tool verringert den Recherche- und Suchaufwand der MA deutlich und schafft somit Zeit für eine tiefergehende Analyse der Beteiligungsgesellschaften.
• Effizienzsteigerung durch gezielten KI-Einsatz.
• Erhöhung der Innovationsfähigkeit und Modernisierung der Verwaltungsprozesse.
• Klare Leitlinien für Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance.
• Stärkung der Akzeptanz und Kompetenz im Umgang mit KI bei Mitarbeitenden.

Die weiteren Teilziele sollen im Rahmen der KI-Anwendungsbereiche und der Konzeption der KI-Strategie entwickelt werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Entlastung und Unterstützung der Mitarbeitenden bei deren Kernaufgaben.

Kernaufgaben des Beteiligungsmanagement:

• Vorzubereitende vierteljährliche Gremiensitzungen (MBE & Referentenprotokoll)
• Quartalsweise Erstellung des Quartalsberichts und der Quartalspräsentation für den Stadtkämmerer
• Jahresabschlussgespräche mit WPs und Gesellschaft i.d.R. im Frühling/Sommer
• Wirtschaftsplangespräche i.d.R. im Herbst
• Erstellung des Beteiligungsbericht
• Erstellung weiterer Berichte (Risikomanagement- und ÜKK-Bericht)

Projektplan und Testcases:

Um die KI-Anwendung auf ihre Kompatibilität mit den Anforderungen des Beteiligungsmanagements und ihre Praxistauglichkeit zu überprüfen,  wurden als Testcases die für die Gremienbetreuung und Beteiligungscontrolling wichtig Analyse der Jahresabschlussberichte und Wirtschaftspläne in den Fokus genommen. Natürlich sind auch weiter Funktionen schon jetzt konkret für Recherche möglich. Ein schrittweiser Aufbau dieser Funktionen ist konzeptionell berücksichtig.

Blick in den Maschinenraum (Projektplanung) des Beteiligungsmanagements (20.3/20.34):

Zum Vortrag:

Auch dieses IT-Projekt ‚KI-Anwendung‘ bestätig die Notwendigkeit, für ein professionell aufgestelltes Beteiligungsmanagement möglichst frühzeitig den Prozess der strategischen Personalplanung zu platzieren, sodass entsprechende Maßnahmen zur Realisierung ergriffen werden können. So wurde vor rund einem Jahr im Beteiligungsmanagement der Stadt Frankfurt durch die Aufstellung eines vierten Sachgebiets (20.34) ‚Digitales Beteiligungsmanagement‘ eine entsprechende Grundlage geschaffen. Dabei erfolgt für das Projekt KI-Anwendung (wie für die anderen IT-Projekte auch) keinerlei gesonderte Personalzuweisungen. Vielmehr wurden aus den bestehen drei Sachgebiete besonders IT-Affine Mitarbeiter zusammengezogen, die jedoch in Ihrer Kernaufgabe Unternehmensbetreuer:innen bleiben. KI-Anwendung ist also kein Selbstzweck, sondern vor dem Hintergrund der immer knapperen Personalressourcen zwingend notwendig, damit das Thema Beteiligungsmanagement, was durch aus als demokratierelevant Aufgaben der deutschen Gebietskörperschaften eingeordnet werden kann, weiter funktionsfähig bleibt.